Assistant de Direction Apprentissage en UFA H/F - ARS - 100% - Réf. 2026-2292075

Descriptif de l'employeur

Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle.

Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.

Rejoindre le GIP ViaPro, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.

Le GIP ViaPro recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.

Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.

Le GIP ViaPro compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.

Descriptif du service

Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP ViaPro également Directeur du CFA académique de Lille et sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’UFA, l’Assistant de direction Apprentissage H/F a pour mission d’assurer le secrétariat de Direction de l’UFA et plus particulièrement l'accompagnement des apprentis.

Interlocuteur privilégié et de proximité des apprentis, il assure leur suivi.

Interface avec les services supports, il assure l'ensemble de remontées qualitatives et financières (assiduité, demande d'aides spécifiques, suivi des heures de formation, frais annexes ...)

Description du poste

Nous sommes à la recherche d'un Assistant de Direction H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.

Dans ce rôle, vous serez chargé de diverses missions visant à assurer le secrétariat de Direction de l’UFA et l’accompagnement des apprentis. En lien avec le Département Apprentissage, vous serez chargé de :

Accompagner l’accueil, l’intégration, l’inclusion et le suivi administratif de l’apprenti

Pour ce faire, vous devrez accueillir, informer et orienter vers les bons interlocuteurs à l’interne de l’UFA et au siège, les candidats apprentis/les familles.

En parallèle, vous serez amené à orienter les apprentis en situation de handicap ou rencontrant des difficultés d'apprentissage vers le référent handicap de son UFA.

Il vous faudra également informer sur les dispositifs de mobilité, conseiller sur les démarches à effectuer et orienter les apprentis vers les interlocuteurs compétents puis procéder à la pré-saisie des contrats d’apprentissage et assurer la collecte des informations auprès des apprentis et des entreprises.

Vous serez le relai de la vie de l’apprenti.

De ce fait, vous serez amené à préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs de candidature des apprentis avant transmission à l’antenne :

• Créer la fiche entreprise et la fiche apprenti dans Yparéo
• Déposer les pièces justificatives dans Yparéo
• Transmettre les dossiers dans les délais
• Transmettre, le cas échéant, les modifications de contrat
• Alerter et transmettre les potentielles ruptures de contrat (POKE) auprès des services concernés

De plus, vous suivrez et gérerez les frais annexes en lien avec le secrétaire général de l’EPLE :

• Transmettre via DIAL UFA l’ensemble des demandes d’aides (premiers équipements/hébergement/restauration…)

Vous gérerez également la saisie des absences et contrôler l’assiduité

• Assurer le reporting des absences Yparéo
• Assurer la transmission aux entreprises

Puis, assurer la gestion administrative

Pour ce faire, vous serez chargé d’assurer le secrétariat du service :

• Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service
• Assurer le secrétariat courant de l’UFA
• Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
• Gérer la boîte mail de l’UFA et diffuser l’information sous couvert du Directeur de l’UFA
• Assurer la logistique des réunions (comités de liaison)
• Classer et archiver

De plus, il vous faudra gérer la planification et le suivi des heures formateurs :

• Saisir le prévisionnel des formateurs
• Suivre les heures formateurs
• Saisir les heures dans GIPSIH
• Transmettre les heures pour mise en paiement
• Enfin, vous devrez assurer le reporting de l'UFA, saisir et mettre à jour les ressources documentaires et tableaux de bord ainsi que transmettre ou
• Alimenter les supports dédiés au pilotage (RESANA- DIAL UFA).

Pour finir, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)