Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
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Summary
Empira is hiring an Executive Assistant to provide independent organizational and administrative support to the management team. The role involves managing schedules, handling correspondence, preparing reports and financial documents, and supporting projects and office operations.
- Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
- Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Angeboten
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Überwachung von Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen und Zahlungsfristen
- Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
- Erstellung und Aufbereitung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung
- Eigenständiges Terminmanagement, Bearbeitung der Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Organisation und Koordination des Office Managements in enger Zusammenarbeit mit der Teamassistenz
- Eigenverantwortliche Bearbeitung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position, idealerweise in der Unterstützung der Geschäftsleitung
- Gutes kaufmännisches Verständnis und ein sicherer Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Auswertungen
- Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen Prioritäten zu setzen
- Professionelle, verbindliche Kommunikation und ein sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit im Team
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Sehr gute Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Wachsendes Unternehmen mit flachen Hierarchien
- Eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten und Verantwortung
- Engagiertes und motiviertes Team
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Attraktives Vergütungspaket inklusive eines übergesetzlichen bAV-Zuschusses
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
- Sportlicher Ausgleich mit Urban Sports Club
- Ein hochwertiges Arbeitsumfeld in modernen Büros
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bei der igb-Ingenieurgesellschaft Burgert mbH - Teil der Empira Group!
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Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihre Bewerbung lediglich über das Online-Formular entgegennehmen können.