Gestionnaire administratif (h/f) - Noisy-le-Grand

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du service Restauration, vos missions principales sont les suivantes :

- Assistance administrative
- Organisation, Planification et participation aux missions du service
- Gestion des archives et suivi des statistiques

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Assistance administrative :
- Rédaction de notes informatives et courrier divers
- Gérer, trier, enregistrer et classer des documents et courrier entrants/sortants
- Gestion de l’information (messagerie du service et appels téléphoniques)
- Effectuer l’accueil physique et téléphonique et orienter les agents en fonction des besoins
- Gestion des demandes diverses des offices et assurer leurs ventilations dans le service
- Participation à la réflexion et à la mise en œuvre de process optimisant l’organisation au sein du service ainsi qu’avec les autres services de la direction
- Réaliser le suivi administratif et l’accueil des nouveaux arrivants
- Gestion des petites fournitures du service et offices
- Gestion et accompagnement des stagiaires administratifs
- Assurer le suivi des formations des agents du service ainsi que le plan pluriannuel
- Organisation des outils communs avec le pôle RH
- Gestion via le logiciel INCOVAR des congés des agents administratifs en mairie et des agents en offices alimentaire
Organisation, Planification et participation aux missions du service :
- Planification, organisation et participation aux réunions internes du service, rédaction des comptes rendus
- Participation aux projets liés aux missions des agents de restauration
- Assurer l’interface entre les offices, les coordinatrices et le pôle RH pour la gestion des personnels
- Gestion des deux bases de données administratives et opérationnelles : planning et affectations
Gestion des archives et suivi des statistiques
- Elaboration et suivi d’outils statistiques
- Classement et archivage des fichiers et documents papiers et numériques en lien avec l’activité du service dans le réseau intranet
Missions spécifiques :
- Suppléance des collègues, en cas d’absence, notamment les coordinatrices sur la gestion et la mobilité des agents des groupes scolaires

Conditions particulières d’exercice :

- Activité liée au calendrier scolaire

Profil et compétences requises :

Connaissances :
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Cadre réglementaire en matière de législation du travail
- Suivi des procédures internes dans les différents domaines RH
Compétences techniques ou savoir-faire :
- Logiciels de bureautique courants ainsi que ceux spécifiques RH (INCOVAR)
- Appliquer et faire respecter une règle, une procédure, un dispositif avec fermeté et diplomatie
- Concevoir et mettre en œuvre des tableaux de bords de suivi
Aptitudes :
- Aisance orale et rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie
- Sens de l’écoute
- Respecter strictement la confidentialité
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.