Management/Office assistant
Posted Updated
Description
De vakgroep Formal Methods and Tools - FMT group van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) zoekt een ervaren management/office assistant. In deze veelzijdige functie bied je de dagelijkse ondersteuning aan de vakgroepvoorzitter en medewerkers van de vakgroep.
De vakgroep heeft in totaal ongeveer 40 medewerkers onder meer bestaande uit promovendi, onderzoekers en de vaste staf. Het is een internationale groep, waarin de communicatie vaak in het Engels verloopt. Binnen de vakgroep wordt veel waarde gehecht aan een open, collegiale en transparante werksfeer.
Vanuit jouw centrale positie houd je het overzicht in de veelheid van interne en externe dossiers en afspraken van de vakgroep. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, e-mailverkeer, in- en uitgaande post, boeken van reizen, en het voorbereiden en geheel zelfstandig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (in het Nederlands en Engels). Verder organiseer je in teamverband symposia en conferenties. Je verzorgt de verslaglegging (primair in het Engels), en monitort en bewaakt de gemaakte afspraken, deadlines en (realiseren van) actiepunten en besluiten.
Daarnaast speel je een rol in de communicatie door het bijhouden van websites, sociale media en persoonlijke contacten. Het is belangrijk dat je zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie kunt omgaan. Ook bewaak je de financiën en bied je ondersteuning bij projectmanagement.
Als management/office assistant ben jij hierdoor de spin in het web, zodat de vakgroep optimaal wordt ondersteund.
De vakgroep heeft in totaal ongeveer 40 medewerkers onder meer bestaande uit promovendi, onderzoekers en de vaste staf. Het is een internationale groep, waarin de communicatie vaak in het Engels verloopt. Binnen de vakgroep wordt veel waarde gehecht aan een open, collegiale en transparante werksfeer.
Vanuit jouw centrale positie houd je het overzicht in de veelheid van interne en externe dossiers en afspraken van de vakgroep. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, e-mailverkeer, in- en uitgaande post, boeken van reizen, en het voorbereiden en geheel zelfstandig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (in het Nederlands en Engels). Verder organiseer je in teamverband symposia en conferenties. Je verzorgt de verslaglegging (primair in het Engels), en monitort en bewaakt de gemaakte afspraken, deadlines en (realiseren van) actiepunten en besluiten.
Daarnaast speel je een rol in de communicatie door het bijhouden van websites, sociale media en persoonlijke contacten. Het is belangrijk dat je zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie kunt omgaan. Ook bewaak je de financiën en bied je ondersteuning bij projectmanagement.
Als management/office assistant ben jij hierdoor de spin in het web, zodat de vakgroep optimaal wordt ondersteund.