Medewerker administratie en organisatie NOSTER

Wil je naast je promotietraject werkervaring opdoen in een academische omgeving en bijdragen aan de organisatie van onderzoek en opleiding binnen de theologie en religiewetenschappen? Zodat je kunt bouwen aan een professioneel netwerk bij andere universiteiten. Als medewerker administratie en organisatie NOSTER ondersteun je het bureau bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en communicatieve werkzaamheden. Je draagt bij aan de dienstverlening en helpt mee aan de verdere ontwikkeling van NOSTER binnen de Rijksuniversiteit Groningen.

Ben jij nauwkeurig, organisatorisch sterk en digitaal vaardig? Werk je graag zelfstandig én samen met anderen en kun je je werkzaamheden goed afstemmen op wisselende prioriteiten? Dan is deze functie wellicht iets voor jou.

De Faculteit Religie, Cultuur en Maatschappij van de Rijksuniversiteit Groningen zoekt een medewerker administratie en organisatie voor NOSTER, de Nederlandse Onderzoekschool voor Theologie en Religiewetenschappen.

Wat ga je doen?

Als medewerker administratie en organisatie van NOSTER zorg je ervoor dat de werkzaamheden van het bureau soepel verlopen. Je ondersteunt de organisatie van cursussen, bijeenkomsten en andere activiteiten en houdt overzicht over de bijbehorende administratie, planning en communicatie. Je krijgt daarbij de ruimte om je organisatorische en professionele vaardigheden verder te ontwikkelen, met ervaring die ook buiten je eigen onderzoekspraktijk van waarde is.

Projectorganisatie en planning

• Je ondersteunt de voorbereiding en organisatie van cursussen, bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen, van de planning tot de praktische afronding.
• Je beheert agenda’s, plant afspraken en stemt activiteiten af met betrokkenen van verschillende universiteiten.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en deadlines en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd.
• Je organiseert praktische zaken, zoals locaties, catering, digitale vergaderingen en de ontvangst van gasten en sprekers.

Administratie en budgetbeheer

• Je beheert de leden-, cursus- en puntenadministratie in Excel en ondersteunt bij het gebruik van de digitale leeromgeving Moodle.
• Je ondersteunt de financiële administratie door offertes aan te vragen en facturen en declaraties te verwerken.
• Je houdt overzicht over praktische en financiële afspraken die bij activiteiten horen en signaleert wanneer actie nodig is.
• Je beheert documenten en digitale dossiers en zorgt ervoor dat informatie zorgvuldig en toegankelijk wordt vastgelegd.

Communicatie en samenwerking

• Je onderhoudt contact met onderzoekers, promovendi en medewerkers van de aangesloten universiteiten en helpt vragen op een klantgerichte manier af te handelen.
• Je beheert het e-mailverkeer en ondersteunt bij de communicatie over cursussen, bijeenkomsten en andere activiteiten.
• Je verzorgt de eindredactie van de nieuwsbrief via Mailchimp en verzamelt, controleert en redigeert content voor de websites noster.org en religienet.nl.
• Je draagt bij aan een goede informatie-uitwisseling tussen de verschillende betrokkenen en helpt werkprocessen soepel te laten verlopen.

Wat leer je in deze functie?

Je doet praktische ervaring op met projectorganisatie, agendabeheer, budgetbewaking en procesmatig werken. Je leert activiteiten planmatig voor te bereiden, deadlines te bewaken, met verschillende belanghebbenden af te stemmen en administratieve processen zorgvuldig af te ronden. De werkzaamheden zijn concreet en overzichtelijk, met duidelijke afspraken en een herkenbaar begin en einde. Bovendien bouw je een netwerk op binnen de Nederlandse en Vlaamse academische wereld en leer je hoe een landelijk samenwerkingsverband voor onderzoek en opleiding functioneert.