Prosessleder
Description
Oppdragsbeskrivelse:
Midlertidig strategisk og operativ bistand til avdelingsdirektøren – utvikling av Digitale tjenester
DIO skal være departementenes strategiske digitaliseringspartner. Avdeling Digitale tjenester har en sentral rolle i dette arbeidet gjennom forvaltning og videreutvikling av digitale tjenester som understøtter departementenes behov. Utviklingen mot Neste DIO innebærer økt vekt på tjenesteorientering, tverrfaglig samarbeid og tydeligere roller og ansvar.
Avdelingen skal derfor videreutvikle sin organisering, styring og arbeidsformer, samtidig som løpende drift og leveranser ivaretas. Endringene skal legge til rette for bærekraftig ledelse, sterke fagmiljøer og et godt samspill mellom linjeorganisasjonen, tjenesteområdene og tverrfaglige team.
For å planlegge og gjennomføre dette arbeidet har avdelingsdirektøren behov for en erfaren rådgiver som kan kombinere strategisk sparring med praktisk bistand i organisasjonsendringen.
Formål med oppdraget
Oppdraget skal styrke avdelingsdirektørens kapasitet til å utvikle og endre organiseringen av Digitale tjenester i retning Neste DIO og tjenesteorientering. Ressursen skal være rådgiver og tett sparringspartner og bistå i planlegging av organisasjonsendringen, vurdering av organisasjonsdesign og implementering av ny organisering. Arbeidet skal omfatte arbeidsformer, styring og tydeligere roller og ansvar, herunder samspillet mellom linjeansvar og tjenesteområdeansvar, med utgangspunkt i avdelingens mål og brukernes behov.
Ressursen skal:
bidra til å styrke avdelingens strategiske styringsevne
støtte organisasjonsutvikling og gjennomføring av endringer
bidra til at nye team og arbeidsformer blir etablert og fungerer i praksis
bidra til bedre struktur, fremdrift og oppfølging
Bistanden skal utføres sammen med avdelingsdirektøren og relevante deler av organisasjonen. Den skal kombinere analyse og rådgivning med praktiske bidrag som gjør DIO bedre i stand til å gjennomføre og videreføre utviklingen.
Oppdragets hovedområder - Strategisk sparring og utvikling av styring
Ressursen skal være rådgiver for avdelingsdirektøren og bistå i å utvikle og etablere en ny organisering av avdelingen med god styring, tydelige roller og ansvar og hensiktsmessige arbeidsformer. Arbeidet skal bidra til et godt samspill mellom linjeansvar og tjenesteområdeansvar.
Bistanden skal blant annet omfatte:
sparring om strategiske og organisatoriske veivalg, alternativer, konsekvenser og risiko
bidrag til å se sammenhengen mellom organisering, kompetanse, kapasitet, arbeidsformer og leveranser
bidrag til hensiktsmessige former for prioritering, beslutninger og oppfølging
støtte til å omsette retningen for Neste DIO og tjenesteorientering til endringer i avdelingens organisering og arbeidsformer
bistand til å belyse strategisk viktige saker og forberede og følge opp beslutninger
Organisasjonsutvikling og organisasjonsdesign
Ressursen skal bistå avdelingsdirektøren med å planlegge utviklingsprosessen og utforske hvordan struktur, roller, ansvar og samarbeid kan understøtte ønsket retning og brukernes behov. Arbeidet skal ikke forutsette en bestemt organisasjonsmodell.
Bistanden skal blant annet omfatte:
støtte til å konkretisere mål, designkriterier og en utviklingsprosess med aktiviteter, involvering og beslutningspunkter
bidrag til vurderinger av seksjonsstruktur, kontrollspenn, ledelseskapasitet og ansvarsdeling
bistand til å bruke eksisterende underlag og ved behov supplere innsikten om kapasitet, kompetanse og fremtidige behov
støtte til å identifisere gap og belyse alternativer, anbefalinger, risiko og konsekvenser som grunnlag for beslutninger
bistand til å avklare roller, ansvar, beslutningsmyndighet og samspill mellom linjen, tjenesteområdeansvar og produkt- og tjenesteteam
tilrettelegging for arbeidsøkter, involvering, felles forståelse og forankring på tvers av seksjonene
Støtte til gjennomføring, team og arbeidsformer
Ressursen skal støtte avdelingsdirektøren og organisasjonen i gjennomføringen av besluttede endringer og bidra til at team og arbeidsformer fungerer i praksis og kan videreutvikles av DIO.
Bistanden skal blant annet omfatte:
støtte til planlegging og oppfølging av overgangen til ny organisering, med avklaring av aktiviteter, ansvar og milepæler
bidrag til etablering og utvikling av team, mandater, roller, grenseflater og samarbeidsarenaer
bistand til koordinering av aktiviteter og avklaringer på tvers av seksjonene
støtte til utprøving, læring og forbedring av arbeidsformer
bistand til å håndtere risiko, avhengigheter og hindringer og synliggjøre behov for beslutninger
støtte til involvering, forankring og kommunikasjon underveis
bidrag til dokumentasjon, kompetanseoverføring og videreføring av utviklingsarbeidet i organisasjonen
Forventet bidrag og resultater
Oppdraget skal bidra til varige forbedringer som utvikles og forankres i DIO. Forventede resultater er:
tydeligere retning og bedre sammenheng mellom mål, prioriteringer og gjennomføring
bedre grunnlag for organisatoriske veivalg, med innsikt i kapasitet, kompetanse, konsekvenser og risiko
organisering og ansvarsdeling som understøtter tjenesteorientering, samarbeid og verdi for brukerne
team og arbeidsformer som fungerer i praksis og kan videreutvikles
bedre struktur, fremdrift og oppfølging i utviklingsarbeidet
økt evne i organisasjonen til å videreføre utviklingen etter oppdraget
Konkrete aktiviteter og behov for underlag, planer og dokumentasjon avklares løpende med avdelingsdirektøren innenfor oppdragets rammer. Ressursen skal ta ansvar for avtalte oppgaver og bidra aktivt til fremdrift. Eierskapet til utviklingen og beslutningene ligger i DIO, og gjennomføringen tilpasses nødvendige beslutnings- og involveringsprosesser.
Arbeidsform og organisering
Avdelingsdirektøren er oppdragsansvarlig og primær kontaktperson og prioriterer bistanden. Arbeidet skal gjennomføres i tett samspill med organisasjonen. Seksjonslederne skal involveres i utvikling, forankring og implementering. Øvrig samarbeid i DIO avklares under planleggingen.
Det forventes at ressursen:
raskt setter seg inn i avdelingens ansvarsområder, utfordringer og prioriteringer
arbeider selvstendig og proaktivt innenfor avtalte rammer
tar ansvar for avtalte oppgaver og bidrar til enkel struktur, fremdrift og oppfølging i utviklingsarbeidet
kombinerer analyse og rådgivning med praktisk bistand til gjennomføring
involverer relevante ledere og medarbeidere
synliggjør risiko, avhengigheter og behov for beslutninger tidlig
bidrar til nødvendig dokumentasjon, læring og kompetanseoverføring slik at arbeidet kan videreføres
Avgrensning av rollen
Ressursen skal være rådgiver og bistå avdelingsdirektøren i utvikling og endring av avdelingens organisasjon. Målet er ny organisering med bedre styring, tydeligere roller og ansvar og hensiktsmessige arbeidsformer. Løsningene skal utvikles og forankres sammen med DIO. Ressursen har ansvar for avtalte oppgaver og praktiske bidrag, mens DIO eier prosessen og treffer beslutningene.
Bistand til seksjonslederne skal gjelde felles utviklings- og endringsaktiviteter og prioriteres av avdelingsdirektøren. Generell avlastning i løpende ledelse, medarbeideroppfølging, drift og leveranser inngår ikke.
Ressursen har ikke formelt linje- eller personalansvar. Beslutninger treffes i DIOs ordinære styrings- og beslutningslinjer.
Krav til tilbudt ressurs -Obligatoriske krav
Tilbudt ressurs skal ha:
relevant høyere utdanning. Lang og særlig relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
solid og dokumentert ledererfaring fra større eller komplekse virksomheter
erfaring med både strategisk og operativ ledelse
dokumentert erfaring med organisasjonsutvikling og endringsledelse, herunder planlegging, organisasjonsdesign og praktisk implementering av ny organisering, samt god kunnskap om organisasjonsdesign og styringsmodeller for teknologi-, digitaliserings- eller tjenesteorganisasjoner, inkludert samspillet mellom linjeansvar, tjenesteområdeansvar og tverrfaglige team
erfaring med å bistå virksomhets- eller avdelingsledelse i krevende utviklings- eller omstillingsprosesser
erfaring med å omsette mål og beslutninger til konkrete tiltak og resultater
erfaring med å drive frem aktiviteter på tvers av organisatoriske enheter og fagområder
svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Ønskede kvalifikasjoner
Det er ønskelig at ressursen har:
ledererfaring fra teknologi-, digitaliserings- eller tjenesteorganisasjoner
erfaring fra offentlig sektor eller politisk styrte virksomheter
erfaring med etablering og utvikling av produkt- eller tjenesteteam
erfaring med vurdering av kontrollspenn og samspill mellom linjeorganisering, team og ansvar på tvers
erfaring med kompetanse- og kapasitetsanalyser
erfaring med utvikling av ledergrupper og styringsmodeller
forståelse for sammenhengen mellom organisering, teknologi, kompetanse, tjenester og virksomhetsstyring, samt kjennskap til relevante faglige metoder, anerkjent praksis og erfaringer fra sammenlignbare organisasjonsendringer og evne til å tilpasse disse til DIOs behov og rammer
Personlige egenskaper
Det vil bli lagt vekt på at ressursen:
har høy ledermessig troverdighet og god rolleforståelse
kombinerer strategisk perspektiv med praktisk gjennomføringsevne
er selvstendig, strukturert og resultatorientert
skaper fremdrift uten å måtte detaljstyres
er trygg og konstruktiv i dialog med ledere
kan utfordre vurderinger på en respektfull måte
bygger tillit og gode samarbeidsrelasjoner
håndterer komplekse og sensitive problemstillinger med høy integritet
bidrar til helhet og samarbeid på tvers
deler kompetanse og gjør ledergruppen bedre i stand til å videreføre arbeidet
Omfang 900 timer, Oppstartstidspunkt: ASAP- 30.06.2027
Opsjon på forlengelse etter avtale
Arbeidssted: Onsite Oslo
Intern søknadsfrist: 10.11 Kl: 14:00 - Ta kontakt for kompetansematrise.