Responsable administratif.ive adjoint.e - Responsable Scolarité

Missions :

En tant qu’Adjoint-e du-de la Responsable administratif de l’UFR, il revient au RS :

• De seconder le-la RA dans ses activités administratives et de gestion du personnel relevant du secteur de la Scolarité;
• D’assurer la prise en charge de la gestion des formations et des étudiants, de piloter et de coordonner l’activité des Secrétariats pédagogiques, du Bureau des examens et des Gestionnaires des salles et des emplois du temps – être Référent APOGEE;
• D’être l’interlocuteur de la Direction de l’UFR et du Conseil d’UFR ainsi que des Services et Composantes de l’Université pour tout ce qui concerne la vie scolaire.

Activités principales :

• Relayer le-la RA dans la diffusion des informations générales
• Assurer la gestion des absences, congés, récupérations, jours de TT des agents sur le secteur de la Scolarité
• Mettre à jour les fiches de poste, mener les entretiens d'évaluation, monter les dossiers d’avancement et de concours
• Participer avec le-la A au recrutement
• Recenser les besoins de formation des agents pour leur permettre de s'adapter aux évolutions de leur poste
• Recruter et encadrer les personnels vacataires
• Encadrer, structurer, contrôler, l'activité des Secrétariats pédagogiques, organiser et animer les réunions de travail
• Encadrer, structurer l'activité du pôle examen, organiser et animer les réunions de travail
• Encadrer, structurer l'activité de l’adjoint-e au responsable scolarité, organiser et animer les réunions de travail
• Organiser le calendrier de travail sur l'année et la mise en œuvre des grands moments de la vie universitaire (rentrées, IP, campagnes de candidatures, examens, jurys)
• Coordonner l'activité des Gestionnaires ADE avec la gestion de Scolarité
• Accueillir, informer et orienter les étudiants dans leurs démarches
• Création et paramétrage sur le logiciel Apogée en tant que référent.e
• Référent AMETYS : assurer la mise à jour annuelle des « Livrets » de l’offre de formation de l’UFR
• Travailler avec les services centraux, communs et ses homologues dans les autres UFR
• Participer aux réunions et commissions, voire aux instances, relatives à la Scolarité
• Travailler avec les Cellules technico-fonctionnelles des applications APOGEE-ECANDIDAT-MonMaster-AMETYS,
• Travailler en coordination et collaboration avec les enseignants Responsables pédagogiques des formations

Fiche de poste

Connaissances requises :

• Bonne connaissance des structures et de l'organisation de l'Université en ce qui concerne la Scolarité
• Maîtrise de l’offre de formation UFR et de sa structuration

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise des logiciels et applications APOGEE-ECANDIDAT-MonMaster-AMETYS
• Maîtrise des outils bureautiques, des outils de travail partagé et à distance
• Savoir encadrer et animer une équipe

Qualités requises :

• Capacité à travailler de manière coordonnée, en équipe et en réseau
• Faire preuve de disponibilité
• Savoir gérer les urgences, les imprévus, les situations conflictuelles
• Posséder des capacités d’explication et de dialogue
• Etre organisé, rigoureux et respectueux des procédures