Retail Operations Coordinator for Physician's Choice

🏢 Про компанію
Physician’s Choice розпочали свою діяльність із простої ідеї: міцне здоров’я починається зі здоров’я кишківника. Усього за 8 років ми стали брендом пробіотиків № 1 у США. Наша продукція представлена у Walmart, Target, CVS, Sam’s Club, Amazon, TikTok Shop та багатьох інших роздрібних мережах по всій території Сполучених Штатів.
Наша місія — допомагати кожному робити усвідомлений вибір на користь здоров’я та гарного самопочуття, спираючись на експертність лікарів і підтверджені результатами дані. Приєднуйтесь до нашої команди, що активно зростає, та допоможіть формувати майбутнє одного з найдинамічніших wellness-брендів Америки.

💼 Про роль
Physician’s Choice шукає уважного до деталей та ініціативного Retail Operations Coordinator (Координатора з роздрібних операцій) для підтримки щоденних процесів обробки роздрібних замовлень і логістичних операцій у різних каналах роздрібної торгівлі.
Основна відповідальність на цій посаді — координація замовлень на закупівлю (Purchase Orders), відстеження відправлень, комунікація зі сторонніми логістичними провайдерами (3PL) та забезпечення точного й своєчасного опрацювання і доставки замовлень відповідно до вимог роздрібних партнерів.
Ідеальний кандидат — організована людина, яка впевнено працює з даними, вміє ефективно розставляти пріоритети та комфортно почувається в динамічному робочому середовищі.

🎯 Основні обов’язки
📦 Управління роздрібними замовленнями
Відстежувати та координувати замовлення на закупівлю (PO) від великих роздрібних партнерів, зокрема Walmart, Costco, Sam’s Club, Target, Walgreens, Kroger, HEB та інших.
Забезпечувати своєчасне імпортування, обробку та передачу замовлень на виконання.
Контролювати статус замовлень на всіх етапах — від отримання до остаточної доставки.
Відстежувати заплановані дати доставки, MABD (Must Arrive By Dates — граничні дати, до яких замовлення мають надійти до отримувача), а також специфічні вимоги роздрібних партнерів до відправлень.
Виявляти потенційні затримки та завчасно передавати інформацію про проблеми відповідним командам.

🛒 Координація роботи з 3PL та транспортними компаніями
Щоденно комунікувати зі сторонніми логістичними провайдерами (3PL) та партнерами з виконання замовлень.
Координувати виконання замовлень, графіки відправлень і транспортну логістику.
Контролювати забір вантажів перевізниками, графіки доставки, інформацію для відстеження відправлень та підтвердження доставки (Proof of Delivery, POD).
Контролювати затримані відправлення, пропущені часові слоти доставки та розбіжності під час доставки.
Допомагати у вирішенні питань щодо відповідності вимогам роздрібних партнерів та інших операційних проблем.

📊 EDI та дотримання вимог роздрібних партнерів
Відстежувати EDI-транзакції та з’ясовувати причини відсутності або помилок у документах, зокрема замовленнях на закупівлю (EDI 850), підтвердженнях відвантаження зі складу (EDI 945) та попередніх повідомленнях про відправлення (Advance Ship Notices, EDI 856).
Координувати роботу з EDI-провайдерами, 3PL-партнерами та внутрішніми командами для вирішення проблем з інтеграціями й обміном даними.
Забезпечувати відповідність замовлень індивідуальним вимогам роздрібних партнерів щодо маршрутизації, маркування, пакування та доставки.
Допомагати аналізувати штрафи та утримання коштів з боку роздрібних партнерів (chargebacks), а також інші питання, пов’язані з недотриманням їхніх вимог.

🤝 Звітність та міжфункціональна взаємодія
Вести точну звітність щодо відстеження замовлень і регулярно оновлювати інформацію про статус відправлень.
Контролювати показники своєчасності доставки та виявляти потенційні операційні ризики.
Координувати роботу з командами Sales, Supply Chain, Inventory та Finance.
Допомагати знаходити можливості для вдосконалення процесів, зменшення логістичних витрат і кількості операційних помилок.

🔎 Наші очікування від кандидата
Обов’язкові вимоги:
1−2 роки досвіду роботи у сфері логістики, управління ланцюгами постачання (Supply Chain), роздрібних операцій, управління замовленнями або суміжних напрямках.
Впевнене володіння Excel, зокрема PivotTables (зведені таблиці), VLOOKUP/XLOOKUP та базовими інструментами аналізу даних.
Високий рівень організованості та уважність до деталей.
Відмінні навички письмової та усної комунікації англійською й українською мовами.
Здатність одночасно працювати з кількома замовленнями, дедлайнами та пріоритетами.
Розвинені навички вирішення проблем та проактивний підхід до їх усунення.
Здатність самостійно організовувати роботу та дотримуватися встановлених процесів.

Буде перевагою:
Досвід роботи з великими роздрібними мережами США, такими як Walmart, Costco, Sam’s Club, Target або Kroger.
Знайомство з EDI-системами та SPS Commerce.
Досвід координації роботи зі складськими 3PL-провайдерами та транспортними компаніями.
Розуміння вимог роздрібних партнерів до маршрутизації (Routing Guides), вимог MABD, ASN та POD.
Досвід роботи з ERP-, WMS-системами або платформами для управління замовленнями.

🌟 Ключові показники ефективності (KPI)
Своєчасність обробки замовлень та організації відправлень.
Відсоток доставок, здійснених вчасно.
Точність обробки роздрібних замовлень.
Своєчасне виявлення та вирішення проблем із відправленнями.
Точність EDI-транзакцій та відповідність встановленим вимогам.
Точність і своєчасність підготовки операційної звітності.

🌟 Заробітна плата та переваги
Базова заробітна плата: $2,000-$2,500 на місяць.
Додаткові переваги:
🎓 Оплата професійних курсів і навчання за рахунок компанії.
🏖 Оплачувана відпустка, лікарняні та святкові дні.
🧠 Послуги корпоративного психолога.
🌍 Віддалений формат роботи в міжнародній команді.
📈 Можливості кар'єрного зростання та розширення професійної експертизи.

🚀 Готові долучитися та зробити свій внесок?
Якщо ви амбітний, ініціативний та аналітично мислячий фахівець, який прагне розвиватися за межами одного каналу роздрібної торгівлі та стати експертом у сфері Retail Operations, ми будемо раді познайомитися з вами!
Вам не обов’язково знати все вже сьогодні. Ми шукаємо людину з необхідною базою знань, правильним мисленням і бажанням навчатися та професійно зростати разом із бізнесом.