Sachbearbeiter Dokumenten- und Vertragsmanagement (m/w/d)

Zentralregistratur

• Organisation, Pflege und Weiterentwicklung der analogen und digitalen Aktenführung inkl. Aktenplänen
• Ordnungsgemäße Ablage, Ausgabe, Rücknahme und datenschutzkonforme Entsorgung von Akten
• Koordination der Aktenanlieferung und Digitalisierung von Akten und Plänen
• Verwaltung der Registraturräume und Regalsysteme inkl. Sicherheits- und TÜV-Koordination
• Organisation und Verwaltung von Datentonnen (z. B. Reisswolf)

Digitales Vertragsmanagement

• Zentrale Ansprechperson für das digitale Vertragsmanagement
• Pflege der Bedienungsanleitung sowie Erstellung und Durchführung von Schulungen
• Schnittstelle zwischen Anwender*innen und IT-Dienstleistern

Sonstige Aufgaben

• Mitwirkung bei der Erstellung und Einhaltung von Verfahrensanweisungen
• Mieteraktenregistratur in Vertretung
• Vorbereitung von Unterlagen für das Stadtarchiv
• Übernahme von Sonderaufgaben (z. B. Raumübersichten, Türbeschilderung)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Registratur, Dokumentenmanagement oder Archivwesen wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
• Technisches Grundverständnis sowie Affinität zu digitalen Lösungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke sowie gutes Verständnis für Abläufe und Prozesse
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Unterlagen (Datenschutz)
• Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Fähigkeit, Schulungen durchzuführen und Inhalte verständlich zu vermitteln