Specjalista ds. Administracji (m/k/x*)

Twoje główne zadania:

• Obsługa sekretariatu: bieżąca obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, połączeń telefonicznych oraz wiadomości e-mail od klientów i partnerów biznesowych.

• Obieg dokumentów: zarządzanie przepływem dokumentacji i informacji w firmie, przygotowywanie dokumentów oraz prowadzenie ich archiwizacji.

• Obsługa umów i dokumentów kosztowych: prowadzenie Centralnego Rejestru Umów, weryfikacja dokumentacji oraz opisywanie dokumentów kosztowych.

• Administracja nieruchomościami: monitorowanie terminów obowiązkowych przeglądów technicznych i formalnych oraz koordynowanie ich terminowej realizacji.

• Obowiązki środowiskowe: realizacja zadań związanych z BDO oraz współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie sprawozdawczości środowiskowej.

• Organizacja spotkań i wizyt: obsługa gości i delegacji, przygotowywanie harmonogramów spotkań oraz dbanie o odpowiednią organizację wizyt.

• Wsparcie wydarzeń firmowych: współorganizowanie wydarzeń, koordynacja działań logistycznych i przygotowywanie niezbędnych materiałów.

• Raportowanie: przygotowywanie zestawień, raportów i dokumentów na potrzeby przełożonych.

Czego od Ciebie oczekujemy:

• Doświadczenia na podobnym stanowisku – zależy nam na osobie, która zna już specyfikę pracy administracyjnej i potrafi samodzielnie realizować powierzone zadania.

• Bardzo dobrej organizacji pracy, umiejętności planowania i ustalania priorytetów.

• Operatywności i samodzielności w działaniu – umiejętności sprawnego reagowania na bieżące potrzeby i zmieniające się okoliczności.

• Dokładności, odpowiedzialności i dbałości o szczegóły, szczególnie w pracy z dokumentacją.

• Wysokiej kultury osobistej oraz swobody i profesjonalizmu w kontaktach z pracownikami, gośćmi i partnerami biznesowymi.

• Umiejętności komunikowania się w mowie i piśmie.

• Znajomości podstawowych funkcji pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Znajomości języka angielskiego na poziomie komunikatywnym – w mowie i piśmie.

• Prawa jazdy kategorii B.

Dodatkowo docenimy:

• Znajomość zagadnień związanych z ochroną środowiska, w szczególności obsługą BDO i obowiązkami sprawozdawczymi.

• Doświadczenie w zakresie administracyjnej obsługi nieruchomości i koordynowania przeglądów technicznych.

• Umiejętność współpracy z dostawcami usług i firmami zewnętrznymi.

• Inicjatywę w działaniu i dostrzeganie możliwości usprawniania codziennych procesów administracyjnych.

• Otwartość na różnorodność zadań i elastyczność w działaniu – u nas nie ma dwóch identycznych dni.

Co oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie – umowa o pracę.

• Przejrzyste zasady wynagradzania.

• Prywatną opiekę medyczną Medicover – zdrowie masz u nas pod ręką.

• Kartę Medicover Sport – żeby zadbać o siebie po pracy.

• Różnorodność zadań i możliwość rozwijania kompetencji w wielu obszarach administracji.

• Współpracę z różnymi działami firmy i realny wpływ na sprawne funkcjonowanie organizacji.

Dlaczego warto do nas dołączyć?

W Moraj wierzymy, że za sukcesem marki stoją ludzie i wartości:

• Szacunek – bo każdy zasługuje na dobre traktowanie.

• Współpraca – razem osiągamy więcej.

• Zaangażowanie – cenimy odpowiedzialność i serce wkładane w codzienne zadania.

• Rozwój – wspieramy Twoje ambicje i dzielimy się wiedzą.

• Zaufanie – budujemy je każdego dnia, zarówno w zespole, jak i w relacjach z klientami.